Infos rund um Aktenvernichter

Viele Unternehmen und Behörden vertrauen aus Sicherheitsgründen auf die zuverlässigen Dienste eines Aktenvernichters. Akten, die nicht länger benötigt werden, jedoch keinesfalls in fremde Hände gelangen dürfen, müssen, bevor sie den Weg zum Altpapier antreten, durch das Schneidewerk des Aktenvernichters.

Der Aktenvernichter, oft auch als Shredder bezeichnet, zerschneidet je nach Sicherheitsstufe die Dokumente in unterschiedliche Papierschnipsel. Diese stellen für sich alleine genommen keinen Wert dar. Lediglich unter großem Aufwand wäre eine Rekonstruktion der zerschnittenen Dokumente möglich. Ob diese Schnipsel noch zu einem Dokument zusammengefügt werden können, hängt von der gewählten Sicherheitsstufe des Aktenvernichters ab. Von diesen gibt es mehrere Einteilungen, die von der einfachen Vernichtung einfacher Schriftsätze bis zur höchsten Sicherheitsstufe reichen. Je nach Bedarf eines Unternehmens kommen Aktenvernichter mit hoher, mittlerer oder niedriger Sicherheitsstufe zum Einsatz. Während einfache Aktenvernichter das Dokument in längliche Streifen schneiden, zerschneiden Aktenvernichter mit hoher Sicherheitsstufe die Dokumente nach einer komplexen Schneidmethode.

Kaufempfehlung für Privatpersonen:

Bei Behörden und in Unternehmen zählen Aktenvernichter schon lange zum festen Inventar, während der Aktenvernichter im privaten Bereich lange Zeit kein Thema darstellte. Erst mit zunehmender Verlegung von Bürotätigkeiten aus der Firma ins Eigenheim und auch der Anzahlö wichtiger privater Dokumente wie Finanzinformationen, Steuererklärungen, etc steigt auch zu Hause das Sicherheitsbedürfnis rapide an.

Aktenvernichter für das Eigenheim müssen in der Regel selbst angeschafft werden. Allerdings kosten Aktenvernichter mit hoher Sicherheitsstufe deutlich mehr als jene mit einer niedrigen Sicherheitsstufe. Erledigt man als Arbeitnehmer für sein Unternehmen Arbeiten zum Teil im Home-Office, wird der Sicherheitsstandard in der Regel vom Unternehmen vorgegeben. Eine Rücksprache ist in einem solchen Fall zu empfehlen. Ist man hinsichtlich der Sicherheitsstufe an keine Vorgaben gebunden, muss die Entscheidung über die zu wählende Sicherheitsstufe selbst getroffen werden.

Das Schneidwerk macht den Unterschied

Um sich über die Jahre hinweg in seinem Home-Office auf ein gut funktionierendes Gerät verlassen zu können, sollte bei der Anschaffung eines Aktenvernichters auf ein hochwertiges Schneidwerk geachtet werden. Der Schnitt sollte sauber und fließend vor sich gehen, und das Dokument Stück für Stück gründlich zerschneiden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass der Aktenvernichter das Dokument vollständig vernichtet. Da Akten nicht nur auf Papier gedruckt, sondern auch auf CDs und DVDs abgespeichert werden, sollte das Schneidwerk auch mit diesen Datenträgern keine Probleme bei der Vernichtung haben. Auch abgelaufene Kredit- und Bankomatkarten sollte das Gerät sicher in unverwertbare Einzelteile verwandeln.

Beim Antrieb müssen zugunsten des Schneidewerkes bei manchen Modellen Abstriche gemacht werden. Modelle, die eine hohe Sicherheitsstufe aufweisen und Kreditkarten ebenso bis zur Unkenntlichkeit zerstückeln wie CDs und DVDs verfügen in der Regel über einen sehr starken Antrieb: Dies macht die Geräte etwas lauter als Aktenvernichter mit niedriger Sicherheitsstufe.

Anforderungen an einen Aktenvernichter im Privatbereich

Ein Aktenvernichter für den Privatbereich sollte nicht nur die Akten zuverlässig vernichten, sondern im Betrieb auch Sicherheit für den Anwender bieten. Die meisten Aktenvernichter sind auf ihre Sicherheit im Betrieb geprüft, was Unfälle beim korrekten Betrieb des Gerätes ausschließt.

Zum Schutz des Anwenders verfügen gute Geräte über einen oder mehrere Kontaktschalter, die die Stromzufuhr beim Öffnen des Gerätes automatisch unterbrechen, und das Schneidewerk sofort stoppen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn das Gerät zum Reinigen oder Entleeren des Schnipselbehälters geöffnet wird. Je nach Modell können vergessene Büroklammern das Scheidewerk blockieren. Zu diesem Zweck muss ebenfalls die Abdeckung entfernt werden. Auch hier ist ein Sicherheitsschalter unumgänglich. Als weitere Sicherheitsmaßnahme sollte sich am Gerät ein Not-Stopp-Schalter befinden, nach dessen Betätigung das Schneidewerk sofort stoppt. Dieser sollte leicht erkennbar und leicht zugänglich sein, um im Notfall schnell ausgelöst werden zu können. Eine weitere Gefahren quelle ist die Blattzufuhr zum Schneidewerk. Diese sollte aus Sicherheitsgründen nur so groß sein, wie unbedingt nötig ist.

Um eine Überhitzung des Gerätes zu verhindern, sollte das Gerät mit einem thermischen Sicherheitsschalter ausgestattet sein. Dieser verhindert, dass bei übermäßiger Belastung Schäden am Gerät durch Hitzeentwicklung entstehen. Sollte das Gerät beim Betrieb abrupt abschalten, kann die Ursache dafür im thermischen Sicherheitsschalter zu finden sein. In diesem Fall sollte der Maschine etwas Zeit zum Abkühlen zugestanden werden. Keinesfalls sollte versucht werden, den Shredder mit Gewalt zum Laufen zu bringen.

Trotz aller gesetzlichen Sicherheitsvorkehrungen sollte beim Betrieb mit dem Aktenvernichter sorgfältig umgegangen werden. Grundsätzlich sollte das Gerät keinen Personen überlassen werden, die die nötigen Sicherheitsvorschriften nicht einhalten können und sich daher selbst gefährden. Weiters sollte vor der Arbeit mit dem Gerät alles entfernt werden, was für die arbeitende Person eine Gefahr darstellt. Schmuck am Handgelenk könnte in das Schneidewerk gelangen und die Hand einklemmen. Ebenso verhält es sich mit losen Kleidungsstücken wie z. B. Krawatten. Diese Gefahren werden oft unterschätzt. Da Aktenvernichter spezielle Eigenheiten aufweisen können, sollte vor der Inbetriebnahme das Handbuch zum Thema Sicherheit genau gelesen werden. Nur so lassen sich die spezifischen Gefahren des Gerätes gezielt vermeiden.

Aktenvernichter mit einem mechanischen Schneidewerk sind weit verbreitet. Gegenüber anderen Methoden wie die thermische Aktenvernichtung sind Aktenvernichter mit Schneidewerk deutlich sicherer, da beim thermischen Aktenvernichter das Papier durch Feuer vernichtet wird. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Papierschnipsel dem Recycling zugeführt werden können.